مستندسازی گسترده فرایندها در بخش دولت: ارائه‌ یک راهکار

نویسندگان

چکیده

بخش دولت در حال حاضر با مشکلات فراوانی روبه‌رو است که بخش عمده‌ای از آن‌ها در فرایندهای ناهماهنگ انجام امور ریشه دارد. فرایندها به مثابه رگ‌ها، وظیفه به جریان در آوردن امور در بدنه سازمان‌های دولتی را بر عهده دارند. این در حالی است که در سیستم اجرایی دولت به‌دلیل‌ گسترش قابل توجه سازمان‌ها، عدم بازنگری در نحوه انجام کارها، تنوع، و پیچیدگی سازمان‌ها، این فرایندها به‌شدت ناکارامد شده‌اند. از این رو، بهبود فرایندهای دولت، می‌تواند تأثیر قابل توجهی در کارا کردن کل بدنه دولت داشته باشد و مستندسازی این فرایندها، اولین گام در این راستا است‌. تاکنون ابزارها و راهکارهای موجود مستند‌سازی در مقیاس‌های کوچک سازمانی با موفقیت به‌کار برده شده‌اند؛ اما عواملی نظیر پراکندگی و تنوع سازمان‌های دولتی، شبکه پیچیده ارتباطات بین آن‌ها، نظام‌های گوناگون مدیریتی حاکم بر سازمان‌های مختلف، ساختارهای متفاوت سازمانی و محدودیت‌های زمان و امکانات، چالش‌های جدیدی را در مستند کردن فرایندهای بخش دولت پدید آورده است. از سوی دیگر، مستندسازی مؤثر فرایندها ‌باید کارکردهایی همچون ارائه تصویر کلی از فرایندها، نشان دادن توالی انجام آن‌ها در بخش‌های مختلف سازمان، تعیین سلسله ‌مراتب آن‌ها، کمک به درک اهداف و استراتژی سازمان‌ها و نحوه عملیاتی کردن آن‌ها، تعیین فرایندهای اصلی، تسهیل ارزیابی سازمانی، امکان نمایش جزئیات‌ در سطوح مختلف، امکان مقایسه فرایندها، و کمک در یافتن گزینه‌های بهبود‌سازی را تأمین‌ کند. این ملاحظات از یک سو و از سوی دیگر، فقدان هر گونه تجربه علمی و عملی در چنین گستره‌ای، مشکلات و چالش‌ها را دو چندان می‌سازد. این مقاله با پرداختن به موضوعات فوق، راهکاری برای مستندسازی فرایندهای دولت ارائه می‌کند.

کلیدواژه‌ها

عنوان مقاله [English]

The Massive Documentation of Processes in Government: the Presentation of Approach

نویسندگان [English]

  • B. Zareei
  • A. Zareei

چکیده [English]

Government is facing numerous problems one of them is the lack of coordination in business processes. However, due to the size of the government, complexities and diversifications processes are hard to document, update and improve. This causes serious inefficiencies in managing the organizations which motivates process improvement and re-engineering. The first step to accomplish this goal is process mapping and documentation which are not the major issue in small processes. So far, the process documentation systems are developed successfully for small-scale applications mainly inter-departmental and enterprise. However, new approaches are required for government-level processes with complex relationship and different management systems. This approach should provide a big picture of the government macro-processes, processes hierarchies core and support processes alignment between organizational goals and processes process benchmarking and facilitate organizational assessments. This paper addresses the process mapping challenges and proposes a methodology to manage the problem of the massive business process mapping in the government.

کلیدواژه‌ها [English]

  • Management Processes
  • Re-engineering Processes
  • Reformation of Government Processes
  • Documentation
  • Government System

دوره 2، شماره 8
پاییز و زمستان 1383
صفحه 15-30